De la conception à l'exécution : Les étapes cruciales pour planifier un événement d'entrepise réussi avec une agence événementielle.

Vous souhaitez renforcer la cohésion de votre équipe, lancer un nouveau produit ou marquer un moment clé ? Organiser un événement d'entreprise est un projet ambitieux qui nécessite une planification minutieuse et une coordination sans faille. 

Faire appel à une agence événementielle vous permet de bénéficier de l'expertise de ses équipes, qui sauront transformer vos idées en réalité.  Découvrez les étapes indispensables pour réussir votre événement professionnel et créer une expérience mémorable pour tous les participants.

Définir l'objectif de votre événement

Pensez à définir clairement l'objectif de votre événement. Souhaitez-vous renforcer la cohésion de votre équipe ou améliorer la notoriété de votre marque ? L'objectif détermine le format et le contenu de l'événement. Par exemple, un séminaire destiné à améliorer la cohésion d'équipe pourrait inclure des activités de team building et des sessions interactives.
Connaître votre public cible

Voici des conseils d'experts pour bien identifier et adapter votre événement à votre public cible :

•    Nombre de participants : combien de personnes seront présentes ? Un nombre précis vous permettra de mieux gérer vos ressources et budget. 
•    Démographie : âge, sexe, rôle au sein de l'entreprise, secteurs d'activité, etc. Adaptez vos activités en fonction des divers profils présents pour maximiser l'engagement le jour J !
Tenez compte des besoins particuliers tels que l'accessibilité du lieu pour les personnes handicapées, etc. Cela montre une attention aux détails et une considération pour tous les participants.

Établir un budget précis 

Travailler avec une agence événementielle vous offre une expertise précieuse pour gérer efficacement votre budget et éviter les mauvaises surprises. 
•    Collaborer avec l'agence pour identifier toutes les dépenses : l'agence événementielle vous aidera à dresser une liste exhaustive des coûts potentiels, y compris la location du lieu, la restauration, la sonorisation, l'éclairage, les animations, le marketing, les cadeaux, et les frais imprévus ;
•    Catégoriser les dépenses : l'agence divisera les coûts en catégories (logistique, marketing, ressources humaines...). Elle peut vous fournir des estimations précises basées sur son expérience ;
•    Obtenir des devis auprès de prestataires : de plus, l'agence événementielle dispose d'un réseau de prestataires de confiance et peut obtenir plusieurs devis pour chaque service, vous garantissant ainsi le meilleur rapport qualité/prix ;
Notre conseil d'expert ? Allouez environ 10 % du budget total pour les dépenses imprévues. L'agence événementielle peut vous conseiller sur le montant à prévoir en fonction de l'ampleur de votre événement !

Planifier la logistique 

Une planification logistique méticuleuse garantit le bon déroulement de votre événement d'entreprise. Une agence événementielle mettra à votre disposition son expertise et ses équipes pour gérer tous les aspects logistiques de manière fluide et efficace.
•    Établir un rétroplanning : l'agence établira un calendrier détaillé de toutes les étapes de la planification, en assignant des responsabilités claires à chaque membre de son équipe ;
•    Coordonner avec les prestataires : l'agence événementielle prendra en charge la coordination avec tous les prestataires, y compris les traiteurs, les fournisseurs de matériel audiovisuel et les entreprises de sécurité ;
•    Gérer les invitations et les inscriptions : l'agence s'occupera de l'envoi des invitations, de la gestion des réponses et des inscriptions, ainsi que de l'accueil des participants le jour de l'événement ! Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment !
•    Assurer le transport et l'hébergement : pour les événements nécessitant le déplacement des participants, l'agence événementielle organisera le transport et l'hébergement, en veillant à ce que tout soit pris en charge.
De plus, l'agence utilisera des logiciels de gestion de projet pour suivre les tâches et les échéances, garantissant une planification efficace et une exécution sans faille ! Ses équipes maintiendront une communication régulière avec toutes les parties prenantes pour que l'événement se déroule sans accroc.